La politique de gestion des plaintes est basée sur les valeurs d’objectivité, d’intégrité de transparence, d’impartialité et de responsabilité de la Municipalité de Pointe-Lebel.
La politique de gestion des plaintes de la Municipalité de Pointe-Lebel vise les objectifs suivants :
Citoyens : Le terme « citoyen » désigne autant la population que les entreprises.
Plainte : Une plainte est l’expression de l’insatisfaction d’un citoyen à l’égard de services municipaux ou du comportement d’administrateurs municipaux pour laquelle il estime ne pas avoir reçu de réponses ou service adéquats. Une plainte peut également consister en la dénonciation d’une prétendue infraction aux lois ou d’un prétendu abus de pouvoir.
Plainte fondée : Lorsqu’il y a préjudice à quiconque, qui généralement va entraîner un changement, une correction de situation. Elle s’inscrit dans une démarche de redressement.
Plainte non fondée : Lorsqu’il s’agit d’une rumeur ou d’une perception, que la requête est ponctuée d’impression. Lorsqu’il s’agit d’un commentaire, d’une suggestion, d’un avis ou d’une demande anonyme (non signée).
Toute personne peut formuler une plainte, notamment des citoyens, groupe de citoyens, employés municipaux, élus municipaux, fournisseurs, etc.
Pour qu’une plainte puisse faire l’objet d’un examen par la municipalité, elle doit remplir les conditions suivantes :
La municipalité de Pointe-Lebel est soumise à l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Ainsi, quelle que soit la nature de l’intervention de la municipalité, une plainte demeure confidentielle à moins que le plaignant ne stipule le contraire dans sa plainte.
La confidentialité n’empêche pas la production de rapport et la transmission de renseignements suffisamment détaillés pour permettre aux intervenants de bien situer l’objet de la plainte, de comprendre les positions dégagées, de tirer les conclusions nécessaires et de faire des recommandations.
La municipalité met tout en œuvre pour assurer la neutralité dans le traitement de la plainte
Toute plainte recevable en vertu de la présente politique se voit attribuer un numéro de référence sous le format PL-AAAA-MM-JJ-Numéro séquentiel.
Un accusé de réception est envoyé au plaignant dans les quinze (15) jours de la réception d’une plainte. La plainte est alors acheminée au responsable du service concerné.
Le plaignant, l’individu mis en cause, les employés de la municipalité et toute personne susceptible d’apporter un éclairage dans le règlement de la plainte sont contactés. A la suite de l’examen du cas par le responsable du service ou le directeur général, le cas échéant, un rapport d’intervention faisant état des conclusions de l’examen est produit au directeur général et une lettre rendant compte de ces conclusions est envoyée au plaignant.
En s’appuyant sur le rapport d’intervention, la municipalité pourra, le cas échéant, prendre des mesures afin d’apporter les correctifs nécessaires.
Tout employé municipal faisant l’objet d’une plainte en sera informé par écrit ainsi que son supérieur immédiat, tout en assurant la confidentialité du plaignant;
S’il y a lieu, la confirmation par écrit du règlement de la plainte est acheminée au plaignant.
Les plaintes soumises à l’attention de la municipalité sont traitées dans un délai maximal de soixante (60) jours à la suite de la réception de la plainte. Lorsqu’une plainte nécessite une expertise ne permettant pas de respecter le délai mentionné précédemment, le plaignant est informé de la situation.
Si le plaignant est en désaccord avec les conclusions, il peut soumettre sa plainte en appel auprès de la direction générale, laquelle soumettra au conseil, la plainte et l’analyse réalisée par le personnel. Le conseil rend sa décision dans les trente (30) jours et celle-ci est sans appel.
Dans la mesure où des actions judiciaires doivent être entreprises, le plaignant s’engage à être témoin des faits soulevés dans sa plainte. En vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, les renseignements confidentiels et personnels ne sont pas divulgués, ni verbalement ni par écrit.
Cette politique a été approuvée par le conseil à sa séance extraordinaire du 27 mai 2015, par la résolution no 2015-05-XXX.